Politique de confidentialité

1. Préambule et périmètre

La présente politique de confidentialité (la "Politique") explique comment Lystimmo traite les données personnelles dans le cadre de la fourniture du Service (SaaS B2B destiné aux professionnels de l'immobilier). Elle s'applique aux visiteurs du site, aux Utilisateurs disposant d'un compte, et au traitement des Données Clients importées par les Utilisateurs.

Cette Politique doit être lue conjointement avec les CGU/CGV.

2. Identité du responsable de traitement / sous-traitant

Pour les Données Clients (vendeurs/acquéreurs, prospects, etc.) importées/saisies par l'Utilisateur, l'Utilisateur est responsable de traitement et Lystimmo agit en qualité de sous‑traitant (article 28 du RGPD), conformément aux instructions de l'Utilisateur.

3. Données traitées (catégories)

Selon votre usage du Service, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

Conformément au principe de minimisation, Lystimmo ne collecte que les données strictement nécessaires aux finalités décrites.

• Données de compte et de profil (Utilisateur) : identité et coordonnées professionnelles (nom, e‑mail, téléphone si renseigné), informations de compte (identifiants, authentification gérée par Supabase), agence/société, paramètres et historiques d'actions.
• Données de consentement et de certification professionnelle : horodatage et version des CGU/CGV et de la Politique acceptées, ainsi que la certification d'usage professionnel lors de l'inscription.
• Preuves de génération documentaire : pour certains documents générés (ex. bon de visite, Tracfin), nous conservons un snapshot logique (payload utilisé, version de template, hash d'intégrité), associé à un audit de génération (horodatage, identifiant utilisateur, adresse IP, user-agent, request-id). Le PDF n'est pas stocké au titre de cette preuve.
• Données d'abonnement et facturation : statut d'abonnement, identifiants Stripe (customer/subscription), historique de paiement, factures et reçus (via Stripe).
• Données liées aux intégrations : jetons/identifiants techniques nécessaires au fonctionnement des connecteurs (ex. Google Workspace : Gmail, Agenda) et données synchronisées selon les autorisations accordées, ainsi que les numéros de téléphone des contacts pour l'envoi de rappels SMS via le module Bons de visite (toutes les offres).
• Données Clients (tiers) : données relatives aux vendeurs/acquéreurs/prospects gérés par l'Utilisateur (identité, coordonnées, critères de recherche, informations sur biens/mandats, échanges, notes, etc.), selon les champs renseignés par l'Utilisateur.
• Données des visiteurs (pages partagées) : lorsque l'Utilisateur partage une fiche/annonce, les visiteurs peuvent saisir des informations (ex. nom, coordonnées, message, disponibilités) pour envoyer une demande à l'Utilisateur.
• Données liées aux assistants IA : pour l'Agent IA, vos messages (saisis ou dictés), les documents PDF et photos que vous joignez et leur lecture, les réponses de l'assistant, les actions qu'il vous propose et leur résultat, vos appréciations des réponses (pouce levé ou baissé, avec un motif et un commentaire facultatifs), ainsi que des données de consommation (volumes traités et coût de chaque demande, sans aucun contenu) servant à appliquer les limites d'usage (voir la section 5).
• Données techniques : type d'appareil, logs, identifiants de session/cookies nécessaires au fonctionnement, et mesures de sécurité (dont des compteurs anti‑abus associés à une adresse IP ou à un identifiant de compte).
• Données des vendeurs partenaires (Espace Vendeur Partagé, toutes les offres) : lorsqu'un Utilisateur abonné, quelle que soit son offre, active la fonctionnalité Espace Vendeur Partagé, Lystimmo collecte et traite les données suivantes concernant le vendeur du bien commercialisé : identité (nom, prénom, civilité) ; coordonnées (email utilisé pour l'envoi du lien d'accès magique, téléphone facultatif) ; données de connexion (horodatage des accès via le lien magique, adresse IP, user agent) ; contenus échangés (messages dans la messagerie agent ↔ vendeur, documents partagés en formats PDF, images, Word, Excel) ; métadonnées (indicateurs de présence "en ligne / dernière connexion", accusés de lecture des messages, indicateurs de saisie) ; activité (événements de l'espace : création, accès, upload, suppression, archivage). Le vendeur n'a pas de compte Lystimmo ; son accès est conditionné à la possession du lien magique sécurisé envoyé par son agent. Lystimmo agit en qualité de sous-traitant de l'agent (responsable de traitement principal vis-à-vis de son vendeur).

Lors de l'acceptation des CGU/CGV et de la présente Politique, un horodatage ainsi que la version des documents acceptés sont enregistrés à des fins de preuve contractuelle. Ces preuves d'acceptation incluent également l'adresse IP et le user-agent au moment de l'acceptation ; elles sont conservées pendant toute la durée de votre compte (preuve contractuelle au sens de l'article 2224 du Code civil) et supprimées automatiquement, en cascade, si vous demandez la suppression de votre compte.

4. Finalités et bases légales

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, sur les bases légales correspondantes :

• Fourniture du Service (gestion de compte, accès, fonctionnalités CRM/mandats/buyers/matching) — exécution du contrat (article 6(1)(b) RGPD).
• Fonctionnalités IA (Agent IA et dictée vocale, retrait des logos sur les photos d'annonces envoyées aux acquéreurs) — exécution du contrat (article 6(1)(b) RGPD).
• Facturation et gestion des abonnements — exécution du contrat et obligations légales comptables/fiscales (articles 6(1)(b) et 6(1)(c) RGPD).
• Notifications et e-mails transactionnels — exécution du contrat (article 6(1)(b) RGPD).
• Envoi de rappels SMS (bons de visite, toutes les offres) — exécution du contrat (article 6(1)(b) RGPD).
• Envois automatiques aux clients de l'Utilisateur (SMS ou e-mails autour des visites et après la vente, seulement ceux qu'il a allumés) — exécution du contrat (article 6(1)(b) RGPD) ; l'Utilisateur reste responsable de traitement vis-à-vis de ses clients. Chaque envoi est gardé dans un journal (destinataire, texte, date).
• Suivi de la vente immobilière partagé (Espace Vendeur Partagé, toutes les offres) : permettre à l'Utilisateur (agent) de partager avec son vendeur un espace centralisé de suivi de la vente (étapes du dossier, visites, actualités, documents, messagerie agent ↔ vendeur). Bases légales : exécution du contrat de mandat entre l'agent et son vendeur (article 6(1)(b) RGPD), et intérêt légitime de Lystimmo en tant que prestataire technique de l'agent (article 6(1)(f) RGPD). Aucun traitement à des fins commerciales propres à Lystimmo n'est effectué sur les données des vendeurs partenaires.
• Sécurité, prévention de la fraude, journalisation — intérêt légitime (article 6(1)(f) RGPD).
• Intégrations tierces (ex. Google Workspace) — exécution du contrat et/ou consentement selon le connecteur (article 6(1)(b) et/ou 6(1)(a) RGPD).
• Mesure d'audience (pages publiques) — consentement (traceur) et/ou intérêt légitime selon le cas (article 6(1)(a) et/ou 6(1)(f) RGPD).

5. Services tiers et intégrations (Google, IA, e-mails, SMS)

5.1 Google (Gmail, Google Agenda et Google Drive)

Lorsque vous connectez un compte Google, l'application accède uniquement aux autorisations validées : lecture seule des emails (gmail.readonly) pour la détection automatique de leads et pour afficher votre boîte dans l'application (page « Boîte mail » : messages lus à la demande, affichés sans être enregistrés, gardés au plus quelques minutes en mémoire de nos serveurs), et accès à Google Agenda (calendar) pour afficher vos événements dans l'agenda du CRM, et pour y créer et mettre à jour des événements correspondant à vos relances ([CRM] Relance) et à vos visites ([Visite]). Lystimmo ne modifie et ne supprime que des événements qu'il a lui-même créés dans votre agenda. Si vous autorisez aussi l'envoi (gmail.send), les emails que vous faites partir de Lystimmo vers vos clients, vos notaires et vos contacts (dossier au notaire, invitations, sélections de biens, récapitulatifs, envois automatiques que vous avez allumés, emails que l'Agent IA envoie après votre confirmation) partent de votre boîte Gmail, à votre nom, et restent dans vos « Envoyés » ; Lystimmo n'envoie rien d'autre depuis votre boîte. Sans cette autorisation, ou si Gmail refuse un envoi, ces emails partent de Lystimmo, avec votre adresse pour la réponse. Aucun email n'est modifié ni supprimé dans votre boîte Gmail. Si vous l'autorisez à part (brouillons), une réponse que vous avez écrite dans Lystimmopeut être enregistrée en brouillon dans votre boîte, à votre clic : vous l'envoyez vous-même depuis Gmail. « Rattacher au dossier » n'ajoute à la fiche que l'expéditeur, l'objet, la date et le lien du message, jamais son contenu. Une boîte Outlook (Microsoft) reliée est lue de la même façon, en lecture seule. Cette connexion est facultative, dissociable à tout moment depuis les paramètres, et indépendante du login principal.

Google Drive : dans le dossier d'un bien, « Google Drive » ouvre vos fichiers pour que vous choisissiez ceux à importer. Si vous reliez Google Drive en lecture (drive.readonly), Lystimmo parcourt vos dossiers quand vous ouvrez ce panneau et, pour un bien dont vous avez relié vous-même le dossier Drive, y repère les nouveaux fichiers pour les ranger dans le dossier du bien, à confirmer par vous. Seuls les fichiers retenus sont copiés dans le dossier du bien ; des autres, Lystimmo ne garde que ce qu'il faut pour ne pas les relire (identifiant, date de modification). Quand le nom d'un PDF ne dit pas ce qu'il est et qu'il manque une pièce au dossier, son début peut être lu par le prestataire d'IA (Anthropic) pour en reconnaître le type. Lystimmo n'écrit, ne modifie et ne supprime rien dans votre Drive ; un dossier se délie et la connexion se dissocie à tout moment.

Si l'Agent IA (section 5.2) est disponible sur votre compte, il peut aussi, dans toute offre et à votre demande : lire les événements de votre agenda principal (titre, date et heures, lieu, début de la description ; jamais les adresses des invités, les pièces jointes ni les liens de visioconférence) ; lire l'objet et un extrait du message des leads importés depuis Gmail ; depuis la page « Boîte mail », lire l'expéditeur, l'objet et le début des messages que vous lui demandez de trier, ou le fil auquel vous lui demandez de préparer une réponse ; créer un événement, ou modifier et supprimer un événement qu'il a lui-même créé, toujours après votre confirmation, sans invité et sans envoi de notification. Les contenus ainsi lus sont transmis au prestataire d'IA de l'Agent IA (Anthropic), uniquement pour répondre à votre demande. Dans l'historique de vos conversations, ils sont remplacés par une mention de retrait au bout de 30 jours ; ce que la conversation en a repris ailleurs reste avec elle (détail en section 8).

Les données obtenues par les API Google (emails, agenda, fichiers Drive) sont utilisées exclusivement pour fournir à l'Utilisateur les fonctionnalités du Service qu'il utilise. Elles ne sont en aucun cas utilisées à des fins publicitaires, de profilage, de revente, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par Lystimmo respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

5.2 Agent IA

L'Agent IA est l'assistant de Lystimmo : il répond à vos demandes, consulte pour cela les informations de votre compte et vous prépare des actions. Compris dans toutes les offres, il n'est pas encore proposé à tous les comptes. Il repose sur les modèles Claude d'Anthropic, appelés directement depuis nos serveurs. Pour vous répondre, il transmet à Anthropic :

• vos messages (saisis ou dictés) et l'historique de la conversation ;
• la page de l'application que vous consultez et, le cas échéant, la fiche ouverte (acquéreur, lead, annonce, mandat ou estimation) ;
• les informations de votre compte qu'il consulte pour votre demande, par exemple des fiches d'acquéreurs, de vendeurs ou de leads (noms, coordonnées, critères, notes), vos mandats et transactions, relances, visites et demandes de visite, estimations, statistiques, messages inter-agences et dossiers Tracfin (nom du client, niveau de risque et statut seulement) ;
• dans toutes les offres, les contenus Google décrits à la section 5.1 (événements de votre agenda, extraits des messages de leads, messages que vous lui demandez de trier ou auxquels vous lui demandez de répondre) ;
• les documents PDF et les photos que vous joignez, lus par un appel séparé au même prestataire, sans accès à vos données ni aux actions : l'Agent IA ne reçoit ensuite que cette lecture (résumé et informations extraites), où les numéros IBAN et de sécurité sociale sont masqués. Les photos sont réduites et débarrassées de leurs métadonnées (dont la position GPS) avant l'envoi.

L'Agent IA ne fait que ce que vous lui permettez : chaque action (création ou modification d'une fiche, relance, événement d'agenda, envoi de biens à un acquéreur, rappel SMS…) vous est présentée sur une carte récapitulative et n'est exécutée qu'après votre confirmation, sauf les actions internes à Lystimmo que vous l'avez autorisé à faire sans demander dans vos paramètres, toujours annulables ; ce qui part chez un client attend toujours votre confirmation. Une action non confirmée expire au plus tard au bout de 48 heures. Rien ne part chez un client sans votre accord, sauf les envois automatiques que vous avez allumés vous-même (Paramètres, onglet « Préférences et limites »). Les brouillons de messages (email, SMS, WhatsApp) qu'il prépare ne sont jamais envoyés par Lystimmo : vous les ouvrez et les envoyez vous-même depuis votre messagerie. Si vous avez autorisé l'envoi depuis Gmail (section 5.1), il peut aussi envoyer un email de votre boîte, toujours après votre confirmation sur sa carte.

Lystimmo n'utilise pas vos conversations pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Dans les conditions commerciales de son API, Anthropic s'engage à ne pas entraîner ses modèles sur les contenus qui lui sont transmis ; ces conditions intègrent un accord de traitement des données (DPA). Hormis la dictée vocale (section 5.3), aucun autre prestataire d'IA ne reçoit les contenus de l'Agent IA. La console d'administration de Lystimmo n'affiche pas le contenu de vos conversations : seuls des montants et des compteurs de consommation y figurent.

Vous restez responsable des informations que vous choisissez de soumettre aux assistants IA (notamment, éviter d'y inclure des données inutiles ou sensibles).

5.3 Dictée vocale

Lorsque la dictée de l'Agent IA est activée, votre voix est enregistrée par votre navigateur puis transmise, par segments, à AssemblyAI via son point d'accès européen (région UE), avec une liste de mots qui aide la reconnaissance : noms de vos contacts, communes et rues de votre portefeuille, termes de l'immobilier. Le texte obtenu s'ajoute à votre message, que vous relisez avant de l'envoyer. Lystimmo ne conserve pas l'enregistrement audio ; le texte de chaque segment n'est gardé que temporairement, pour ne pas transcrire deux fois un segment renvoyé (section 8). En cas de coupure réseau, les segments en attente restent temporairement dans votre navigateur.

Les boutons de dictée des zones de notes (fiches acquéreur et vendeur, estimations) utilisent la reconnaissance vocale intégrée à votre navigateur : votre voix est alors traitée par votre navigateur ou par les services de son éditeur, selon ses propres conditions, et Lystimmo ne reçoit que le texte.

5.4 Photos d'annonces envoyées à vos acquéreurs

Lorsque vous demandez l'effacement des filigranes avant d'envoyer des biens à un acquéreur (« Effacer les filigranes et envoyer », toutes les offres), les photos de l'annonce, telles que publiées par le portail ou l'agence, sont transmises à OpenAI et à Replicate pour repérer puis effacer les logos, tampons et signatures. Aucune donnée de votre compte ni de vos clients n'accompagne ces photos. Les versions retouchées sont conservées par Lystimmo et réutilisées si la même photo est de nouveau envoyée.

5.5 E-mails et SMS

Lystimmo peut recourir à des prestataires d'envoi d'e-mails (ex. Resend) pour l'envoi d'e‑mails transactionnels (création de compte, notifications, demandes de visite, etc.). Lystimmo peut également recourir à Brevo pour l'envoi de SMS transactionnels (rappels de rendez-vous de visites). Seul le numéro de téléphone du destinataire et le contenu du rappel sont transmis à Brevo.

5.6 Inter-agences

Le module Inter-agences permet l'échange de messages entre professionnels de l'immobilier utilisant Lystimmo. Les messages échangés sont traités aux seules fins de permettre cette communication professionnelle entre agents. Ils ne sont transmis à aucun tiers, sauf au prestataire d'IA de l'Agent IA (Anthropic) lorsque vous demandez à l'Agent IA de consulter votre messagerie inter-agences.

6. Sous-traitants et destinataires

Nous pouvons partager des données avec des sous‑traitants strictement nécessaires au fonctionnement du Service, dans la limite de leurs missions, et sous obligations de confidentialité et de sécurité.

Sur demande de l'Utilisateur, les informations d'une vente (état civil des parties, prix, conditions) et les pièces du dossier, pièces d'identité comprises, sont transmises par e‑mail aux notaires et clercs qu'il a renseignés, qui les traitent pour leur propre compte.

La liste ci‑dessus présente les principaux sous‑traitants utilisés à la date de mise à jour.

7. Transferts hors Union Européenne

Certains prestataires peuvent être situés en dehors de l'Union européenne et/ou de l'Espace économique européen. Lorsque des transferts hors EEE sont nécessaires, ils sont encadrés conformément au RGPD.

Resend (envoi d'e-mails transactionnels) est un prestataire dont les serveurs sont localisés aux États-Unis. Les transferts vers Resend sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT/SCC) de la Commission européenne (Décision (UE) 2021/914) et reposent par ailleurs sur la certification du prestataire au Data Privacy Framework (DPF) UE–États-Unis (Décision d'adéquation (UE) 2023/1795). Un Data Processing Agreement (DPA) est conclu avec Resend. Données transférées : adresses e-mail des destinataires, contenu et métadonnées d'envoi des e-mails.

Services d'IA (section 5) : Anthropic, OpenAI et Replicate sont des prestataires établis aux États-Unis ; les contenus qui leur sont transmis peuvent y être traités. Pour Anthropic, ces transferts sont encadrés par l'accord de traitement des données intégré à ses conditions commerciales, qui reprend les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne. La dictée vocale est transmise au point d'accès européen (région UE) d'AssemblyAI.

8. Durées de conservation

Les durées de conservation ci-dessous sont appliquées, selon la catégorie, par des tâches planifiées (crons), par des mécanismes de suppression en cascade ou à la demande de l'Utilisateur. Elles sont conformes au principe de limitation de la conservation (article 5(1)(e) du RGPD).

9. Sécurité

Lystimmo met en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la perte (ex. chiffrement en transit via HTTPS/TLS, contrôle d'accès, cloisonnement multi‑tenant, politiques RLS en base de données, sauvegardes, journalisation, etc.).

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Lystimmo notifiera l'autorité compétente et/ou les personnes concernées conformément aux obligations légales.

10. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez (selon les conditions applicables) des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, et définition de directives post‑mortem.

Important (Données Clients) : pour les données relatives aux vendeurs/acquéreurs importées par un agent, la demande doit être adressée en priorité à l'agent immobilier (responsable de traitement). Lystimmo assistera l'agent, en qualité de sous‑traitant, dans la mesure permise par la loi et les moyens disponibles.

Exercice des droits par les vendeurs partenaires (Espace Vendeur Partagé) : le vendeur d'un bien commercialisé par un Utilisateur (agent) Lystimmo dispose des droits RGPD habituels (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition). Pour les exercer, il peut soit contacter directement son agent (responsable de traitement principal vis-à-vis du vendeur), soit contacter Lystimmo (sous-traitant technique) à contact.lystimmo@gmail.com en précisant le nom de l'agent et la référence du bien. Le lien d'accès à l'espace est révocable à tout moment par l'agent ; le vendeur peut également demander à son agent la suppression de son espace.

11. Cookies et traceurs

Le Service utilise des cookies/traceurs strictement nécessaires au fonctionnement (authentification, sécurité, sessions, anti‑abus). Par exemple : cookies de session d'authentification (Supabase), cookie technique pour l'état OAuth (Google), et cookie anti‑spam sur le formulaire de demande de visite.

L'Agent IA enregistre aussi dans le stockage de votre navigateur vos brouillons de messages et quelques préférences d'affichage, ainsi que, en cas de coupure réseau, les segments de dictée en attente d'envoi. Ces données restent stockées sur votre appareil et servent uniquement au fonctionnement de l'assistant.

Sur certaines pages publiques (ex. page d'accueil, pages partagées), un traceur de mesure d'audience peut être proposé afin d'afficher un compteur temps réel (identifiant de session anonyme côté navigateur, page consultée, référent, user‑agent). Vous pouvez accepter ou refuser ce traceur via la bannière affichée lors de votre visite (et modifier votre choix à tout moment ci‑dessous).

Des traceurs de mesure publicitaire sont également chargés, pour savoir si une inscription ou un abonnement vient d'une annonce de Lystimmo : la balise Google Ads, sur la page d'accueil et les pages de webinaire, et le pixel de mesure d'OpenAI (ChatGPT Ads), sur les pages publiques du site, à l'inscription et sur la page Abonnement. Ils déposent des cookies sur votre appareil (identifiant du clic sur l'annonce, identifiant de navigateur) et transmettent à Google et à OpenAI les événements mesurés, dont la création d'un abonnement. Ils ne sont jamais chargés dans les espaces des clients des agents (espace vendeur, espace acquéreur, pages partagées, questionnaires).

12. Réclamation (CNIL)

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

13. Modifications de la Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique afin de refléter les évolutions du Service, des sous‑traitants, ou de la réglementation. En cas de modification substantielle, une notification pourra être envoyée (email et/ou notification in‑app).

14. Contact

Pour toute demande liée à vos données personnelles: contact.lystimmo@gmail.com