Gérer sa boîte mail d'agent immobilier quand on travaille seul
Mis à jour le Lecture : 7 min
Pour gérer sa boîte mail d'agent immobilier, trois habitudes suffisent : trier par personne et par dossier, répondre le jour même à ce qui fait avancer une vente, ranger chaque pièce jointe dans le dossier du bien. Le reste peut attendre. Voici la méthode, puis la boîte mail de Lystimmo.
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L'essentiel
- Triez vos mails par personne et par dossier, pas par date : un lead et un notaire ne s'attendent pas de la même façon.
- Répondez dans l'heure à un lead et le jour même à un client, un notaire ou une banque.
- Rangez chaque pièce jointe dans le dossier du bien dès qu'elle arrive, sous un nom clair.
- Tenez deux listes : les mails à répondre, vide chaque soir, et vos mails restés sans réponse.
- Proposez toujours deux créneaux précis plutôt que de demander les disponibilités.
Pourquoi la boîte mail d'un agent immobilier déborde
Tout arrive au même endroit : leads des portails, questions des acquéreurs, pièces des vendeurs, notaire, banque, publicités, alertes du réseau. Un mail important se noie entre deux lettres d'information.
Seul, vous lisez vos mails entre deux visites, sur le téléphone, sans le dossier sous les yeux. Vous vous dites « je réponds ce soir ». Le soir, le mail est descendu de trois écrans.
Exemple
Le mail du clerc lu dans la voiture
Le clerc demande le diagnostic amiante de la maison de Versailles. Vous le lisez entre deux visites, puis il disparaît sous dix autres. Trois jours plus tard, la date du compromis recule.
Comment trier ses mails d'agent immobilier ?
Le bon tri répond à la question « de qui vient ce mail, et pour quel dossier ? ». La date compte moins que la personne.
| Famille | Exemple | Quand répondre |
|---|---|---|
| Leads | Une demande sur la maison de Versailles, arrivée d'un portail | Dans l'heure si possible |
| Clients | Jean Martin demande si le bien à 420 000 € a un garage | Le jour même |
| Notaire et banque | Le clerc demande le diagnostic amiante | Le jour même, pièce jointe |
| Administratif | Votre réseau, votre comptable, un fournisseur | Dans la semaine |
| Sécurité | Un code de connexion, une alerte de compte | Tout de suite, jamais ignoré |
| Publicités | Lettres d'information, offres commerciales | Jamais, ou en fin de semaine |
- Créez un libellé ou un dossier par famille, et un par vente en cours.
- Mettez clients, vendeurs et notaires dans vos contacts : un filtre peut alors les sortir du lot.
- Désabonnez-vous chaque semaine de ce que vous ne lisez jamais.
- Ne laissez jamais une alerte de sécurité finir dans les publicités.
Comment répondre vite à ses clients sans tout écrire ?
Répondre vite, c'est répondre court, avec les faits du dossier. L'acquéreur veut une date de visite, le vendeur veut savoir où en est sa vente, le notaire veut une pièce.
Ouvrez le dossier avant de répondre
Prix, surface, date du compromis, pièces reçues : la réponse se fonde sur l'écrit, pas sur la mémoire.
Gardez quelques modèles
Proposition de visite, accusé de réception d'une pièce, point au vendeur, réponse à un lead.
Proposez deux créneaux précis
« Mardi à 18 h ou samedi à 10 h » fait gagner un échange.
Ne promettez que ce que vous savez
Sinon, dites quand vous aurez la réponse. Une date d'acte annoncée trop tôt revient toujours.
Signez toujours de la même façon
Nom, téléphone, réseau : le client vous rappelle sans chercher.
Astuce
Une réponse courte vaut mieux qu'une réponse parfaite ce soir
Deux lignes tout de suite (« Bien reçu, je vous envoie le diagnostic demain matin ») rassurent plus qu'un long mail trois jours après.
Ranger les pièces jointes au bon dossier
Une pièce jointe restée dans la boîte est perdue le jour où le notaire la demande. Enregistrez-la dans le dossier du bien dès son arrivée.
Donnez-lui un nom clair : « Diagnostic DPE, maison de Versailles » plutôt que « scan_0042.pdf ».
- Tenez pour chaque vente la liste des pièces attendues.
- Cochez-la à chaque arrivée : vous voyez d'un coup d'œil ce qui manque, et à qui le demander.
- Le guide du dossier du notaire détaille ces pièces.
Comment ne laisser aucun mail sans réponse ?
Deux listes suffisent : les mails auxquels vous devez répondre, et vos mails restés sans réponse depuis quelques jours. Le soir, la première doit être vide ; la seconde vous dit qui relancer demain.
Une relance courte et polie fonctionne mieux qu'un long rappel : « Je reviens vers vous au sujet de la visite de samedi, le créneau vous convient-il toujours ? ».
Pour les relances hors mail, voyez le guide des messages automatiques aux clients.
La boîte mail de Lystimmo
Dans Lystimmo, la boîte mail est le premier onglet de l'entrée Email. Les mails reçus sont lus et reliés au bon dossier, les pièces rangées, la réponse prête. Aucune réponse ne part sans votre clic.
Vous reliez Gmail ou Outlook sur la page même. Vos mails sont lus en direct chez Google ou Microsoft.
Des dossiers clairs
Réception, Important, Suivis, Brouillons, Envoyés, Pièces rangées, Tous, Corbeille, puis vos clients.
« À répondre »
Les mails dont le dernier message vient d'un client, d'un vendeur, d'un notaire, d'une banque ou d'un lead.
« À relancer »
Vos propres mails restés sans réponse, avec une relance prête à relire.
La réponse à côté du mail
Le mail reçu à gauche, la réponse préparée à droite, écrite avec les faits du dossier.
Associé à ce dossier
Le mail d'un vendeur ou d'un acquéreur reconnu s'affiche avec la photo, le titre et le prix du bien. « Changer » si ce n'est pas le bon.
Les pièces rangées
Un PDF reçu se range au dossier du bien. Dans le doute, il attend votre accord.
La réponse préparée se relit et se modifie comme un mail ordinaire. « Envoyer » la fait partir de votre boîte Gmail, à votre nom ; elle peut aussi rester dans vos brouillons.
Avec Outlook, vos mails sont lus et la réponse se range dans vos brouillons Outlook : rien ne part de Lystimmo.
Ce que vous voulez dire d'autre, demandez-le à l'agent IA. Ce qu'il peut faire est sur la page IA pour agent immobilier.
Sa boîte mail à la main ou avec Lystimmo
| Tâche | À la main | Avec Lystimmo |
|---|---|---|
| Savoir à qui répondre | Relire la réception chaque soir | La liste « À répondre » |
| Retrouver le dossier | Chercher le bien dans un autre logiciel | Le dossier associé au mail |
| Écrire la réponse | Depuis un modèle, à compléter | Une réponse préparée avec les faits du dossier, à relire |
| Ranger une pièce | Télécharger, renommer, déposer | La pièce rangée au dossier, ou proposée |
| Relancer | De mémoire | La liste « À relancer » et la relance prête |
Attention
Vérifiez le dossier associé avant d'envoyer
Deux acquéreurs qui s'appellent Martin, deux biens dans la même rue : relisez la ligne du dossier avant d'envoyer, et appuyez sur « Changer » si ce n'est pas le bon.
Questions fréquentes
Lystimmo envoie-t-il des mails à ma place ?
Non. La réponse est préparée, vous la relisez, et elle ne part que lorsque vous appuyez sur « Envoyer ». Elle part de votre boîte Gmail, à votre nom.
Puis-je utiliser Outlook ?
Oui. Vos mails Outlook sont lus et triés de la même façon, et les réponses préparées s'enregistrent dans vos brouillons Outlook. L'envoi se fait ensuite depuis Outlook.
Que faire si un mail est relié au mauvais dossier ?
Appuyez sur « Changer » et choisissez le bon. Quand un mail pourrait aller avec plusieurs dossiers, Lystimmo vous demande de confirmer au lieu de choisir seul.
Comment savoir à quels mails je n'ai pas répondu ?
Regardez la liste « À répondre » : elle réunit les mails dont le dernier message vient d'un client, d'un vendeur, d'un notaire, d'une banque ou d'un lead. La liste « À relancer » montre vos mails restés sans réponse.
En combien de temps faut-il répondre à un mail client ?
Dans l'heure pour un lead, le jour même pour un client, un notaire ou une banque. Si la réponse complète demande du temps, envoyez deux lignes pour dire quand elle arrivera.
Essayez-le sur vos vrais dossiers
Vos mandats récupérés depuis votre réseau, votre boîte reliée en un clic, et l'agent au travail.
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