Organiser sa journée d'agent immobilier : trier, planifier, s'y tenir
Mis à jour le Lecture : 8 min
Pour organiser sa journée d'agent immobilier, on trie chaque tâche en trois : ce qui presse, ce qui rapporte, ce qui peut attendre. Une routine de quinze minutes le matin fixe l'ordre, puis la journée se découpe en blocs : appels, prospection, terrain, dossiers. Ensuite, on suit la liste au lieu de la refaire.
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L'essentiel
- Triez chaque tâche avec trois questions : une date tombe-t-elle bientôt, ça rapproche-t-il une vente, quelqu'un attend-il ?
- Quinze minutes le matin suffisent pour choisir trois tâches qui comptent et les poser dans l'agenda.
- Regroupez les tâches du même genre en blocs : tous les appels d'un coup, toutes les visites d'un secteur ensemble.
- Notez chaque relance avec une date dès que vous raccrochez, jamais de mémoire.
Comment trier ses tâches d'agent immobilier ?
Chaque tâche passe par trois questions, dans cet ordre. Une date tombe-t-elle bientôt ? Est-ce que ça rapproche une vente ou un mandat ? Quelqu'un attend-il ma réponse ?
Une tâche qui ne répond oui à aucune peut attendre. Ce tri évite le piège du mandataire seul : passer la matinée sur ce qui arrive en premier dans la boîte mail.
| Tâche | Catégorie | Quand la faire |
|---|---|---|
| Signature du compromis aujourd'hui | Presse | En premier, avant tout le reste |
| Mandat qui se termine dans dix jours | Presse | Le jour même : appeler le vendeur |
| Lead arrivé hier d'un portail | Rapporte | Dans la matinée, avant qu'il appelle un confrère |
| Acquéreur à relancer après une visite | Rapporte | Bloc des appels |
| Pièces à demander au vendeur | Rapporte | Bloc des dossiers |
| Classer des photos, ranger des mails lus | Peut attendre | En fin de journée, ou jamais |
Exemple
Le mandat de Marc se termine dans dix jours
Lundi, Julie a quarante mails non lus et le mandat de Marc Durand, maison à 350 000 €, finit dans dix jours. Les mails peuvent attendre une heure. L'appel à Marc passe en premier.
Quelle routine du matin pour un agent immobilier ?
Quinze minutes suffisent, avant le premier appel. Le but n'est pas de tout faire, mais de savoir dans quel ordre le faire.
Regarder l'agenda
Les rendez-vous du jour fixent les trous où le reste doit tenir.
Lister les échéances
Compromis, fins de mandat, actes, conditions suspensives : tout ce qui a une date dans la semaine.
Ouvrir les demandes en attente
Leads, mails de clients, demandes de visite : qui attend une réponse depuis hier.
Choisir trois choses
Trois tâches qui comptent vraiment aujourd'hui. Le reste est un bonus.
Bloquer les créneaux
Mettre ces trois tâches dans l'agenda, comme des rendez-vous.
Découper la journée en blocs du même genre
Un bloc regroupe des tâches du même genre. On ne passe pas d'un appel à un dossier puis à un mail toutes les cinq minutes. Voici une journée qui tient :
- 9 h à 10 h, les appels : leads, acquéreurs à relancer, vendeurs à tenir au courant.
- 10 h à 12 h, la prospection : pige, estimations, nouveaux mandats.
- Après-midi, le terrain : visites et rendez-vous, groupés par secteur.
- Fin de journée, les dossiers : pièces, notaire, comptes rendus de visite, demain préparé.
Astuce
Groupez les visites par secteur
Trois visites dans le même quartier l'après-midi valent mieux que trois visites aux quatre coins de la ville. Proposez d'abord aux acquéreurs les créneaux où vous êtes déjà dans le coin.
Les horaires changent d'un agent à l'autre. Ce qui compte, c'est que chaque bloc ait sa place et que les appels ne se dispersent pas dans la journée.
Quelles erreurs font perdre la journée ?
La plupart des journées perdues le sont pour les mêmes raisons. Les reconnaître suffit souvent à les éviter.
- Garder les relances en tête : on oublie celle qui comptait, on refait la liste chaque matin.
- Répondre à chaque mail dès qu'il arrive : la boîte décide de la journée à votre place.
- Mettre tout au même niveau : dix tâches « urgentes », donc aucune.
- Ne jamais noter le contact fait : on rappelle deux fois la même personne, ou jamais.
- Laisser les tâches faites dans la liste : elle grossit et on ne la lit plus.
Attention
Dix tâches urgentes, c'est aucune tâche urgente
Si tout est rouge, rien ne l'est. Gardez le mot « urgent » pour ce qui a une date dans les jours qui viennent, et laissez le reste dans sa catégorie.
Dans Lystimmo, les priorités du jour
Le tableau de bord de Lystimmo fait ce tri chaque jour : une carte par chose à faire, la plus urgente d'abord. Une phrase en haut dit par quoi commencer. Seul ce qui appelle un geste remonte.
Quatre couleurs disent l'importance : rouge « urgent », ambre « important », bleu « aujourd'hui », sarcelle « quand vous pouvez ». Un retard relève une carte. Le nom de la personne est écrit en gras, pour savoir tout de suite de quel dossier il s'agit.
Signature du compromis
Le jour de la signature, une carte rouge par dossier vous demande si elle a eu lieu, et le bouton pose la question sur place.
Relances
Chaque relance a sa carte, et se coche une fois faite, pas avant son heure. Les quatre premières ont leur carte, les autres se résument en une.
Fin des mandats
Les mandats dont la fin tombe dans les 30 jours, ou vient de passer : une carte, le plus proche nommé.
Dossiers incomplets
Les mandats en cours depuis une semaine à qui il manque une pièce du vendeur, et les pièces à demander.
Dossier du notaire
Après l'offre acceptée : préparer le dossier tant qu'il manque une pièce, puis l'envoyer au notaire.
Leads, visites, estimations
Une seule carte par groupe : les leads qui attendent encore votre geste, les demandes de visite, les estimations.
D'autres cartes viennent selon votre activité : les échéances de la vente, les diagnostics expirés, les nouvelles annonces de votre page de conseiller à valider. Une carte part toute seule quand son sujet est traité.
Reporter, masquer ou couper une priorité
Chaque carte a trois points, et chacun propose « Annuler ».
- « Plus tard » la retire jusqu'au lendemain.
- « Masquer définitivement » la retire pour de bon.
- « Ne plus me notifier » coupe tout le sujet.
Un sujet coupé se rallume dans Paramètres › Notifications, où chaque sujet des priorités et de la cloche a son interrupteur et un « ? » qui l'explique. Vos choix sont gardés sur votre compte, donc sur tous vos appareils.
La cloche et le mail de 8 h
La cloche dit ce qui s'est passé, les priorités ce qu'il faut faire. Elle ne déborde pas : les biens trouvés pour vos acquéreurs y tiennent en une ligne par jour, « 31 nouvelles opportunités pour 14 acquéreurs ». Les documents déposés par un vendeur ou les annonces trouvées la nuit y arrivent aussi, et chaque sujet se coupe.
Le mail du matin arrive à 8 h. Pour vos acquéreurs en recherche active, il donne les biens tout neufs sur le marché trouvés depuis le mail précédent : une ligne par acquéreur, ce qu'il cherche et le nombre de nouveaux biens, dix lignes au plus.
Les fiches que vous épinglez passent en tête. Rien ne part quand il n'y a rien. Le mail se coupe d'un lien en bas du message et se rallume dans Paramètres › Notifications. Le rapprochement acquéreurs explique comment ces biens sont trouvés.
La routine du matin avec Lystimmo
8 h, le mail
Vous voyez quels acquéreurs ont de nouveaux biens, et vous ouvrez leur fiche d'un clic.
Le tableau de bord
La phrase du haut dit par quoi commencer, les cartes rouges passent d'abord.
Trois choses
Vous traitez les cartes rouges et ambre, vous mettez « Plus tard » sur ce qui peut attendre.
Dans la journée
Les relances se cochent une fois faites, les autres cartes partent seules quand le sujet est traité.
Le soir
Ce qui reste revient demain, à sa place dans l'ordre.
Les honoraires qui suivent ces ventes se lisent sur une autre page : voir le guide du suivi des honoraires.
Questions fréquentes
Combien de temps consacrer à la prospection chaque jour ?
Réservez-lui un bloc fixe dans l'agenda, chaque jour ou presque. La durée dépend de votre stock de mandats et de vos objectifs ; l'important est qu'elle ne passe pas toujours après le reste.
Comment ne plus oublier une relance ?
Notez-la avec une date dès que vous raccrochez, jamais de mémoire. Dans Lystimmo, chaque relance devient une carte des priorités du jour à son heure, et se coche une fois faite.
Les priorités du jour envoient-elles des messages à mes clients ?
Non. Elles disent ce qu'il faut faire et mènent au bon écran. C'est vous qui appelez, écrivez ou envoyez.
Puis-je ne pas recevoir le mail du matin ?
Oui. Un lien en bas du mail le coupe, et il se rallume dans Paramètres › Notifications. Il ne part de toute façon que s'il y a de nouveaux biens pour vos acquéreurs en recherche active.
Quelle différence entre la cloche et les priorités ?
La cloche dit ce qui s'est passé, les priorités ce qu'il faut faire. La signature du compromis ou le dossier du notaire vont dans les priorités, jamais dans la cloche.
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