Répondre à un lead immobilier : du premier appel à la fiche acquéreur
Mis à jour le Lecture : 7 min
Pour répondre à un lead immobilier, rappelez le jour même si vous avez un portable, écrivez sinon. Le premier échange sert à comprendre le projet et à décider de la suite : une fiche acquéreur, une visite ou une estimation. Voici la méthode, puis la façon dont Lystimmo vous la prépare.
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L'essentiel
- Une demande du matin se rappelle avant midi, une demande du soir le lendemain à la première heure.
- Avec un portable, appelez ; avec un email seulement, écrivez et relancez une seule fois deux jours plus tard.
- Quatre questions suffisent pour qualifier un achat : le projet, le délai, le financement, un bien à vendre.
- Rapprochez les demandes par email puis par portable : la même personne écrit souvent depuis deux portails.
- Notez chaque appel, même sans réponse, pour ne pas rappeler trois fois dans la même heure.
En combien de temps répondre à un lead immobilier ?
Le jour même. Une demande reçue le matin se rappelle avant midi ; une demande du soir, le lendemain à la première heure.
La personne a souvent écrit à plusieurs annonces en même temps. Celui qui rappelle pendant qu'elle a encore le bien en tête a l'échange le plus utile.
Astuce
Deux rendez-vous fixes par jour pour vos demandes
Réservez par exemple 9 h et 17 h à vos demandes, plutôt que de les traiter au fil de l'eau entre deux visites.
Une demande restée trois jours sans réponse n'est pas perdue. Elle mérite un dernier essai, avec un message qui rappelle le bien demandé.
Faut-il appeler ou écrire à un lead ?
Cela dépend des coordonnées reçues. Appelez dès que vous avez un numéro : l'échange qualifie mieux qu'un message.
| Ce que vous avez | Premier geste | Si personne ne répond |
|---|---|---|
| Un portable | Appeler | Un court message qui dit qui vous êtes et le bien demandé, puis un rappel dans deux heures |
| Un fixe seulement | Appeler | Un mail, puisque le fixe ne reçoit pas de message écrit |
| Un email seulement | Écrire | Une relance deux jours plus tard, une seule |
| Une demande de location | Demander son dossier | Un appel pour vérifier l'entrée dans les lieux et le garant |
| Un numéro faux | Écrire | Noter le numéro comme faux pour ne plus l'appeler |
Comment qualifier un lead immobilier en quatre questions
Qualifier, c'est savoir si la personne peut acheter, quand, et ce qu'elle cherche au-delà du bien vu. Notez chaque réponse et d'où elle vient : son message, l'appel, un formulaire.
Son projet
Résidence principale, investissement, premier achat : « Qu'est-ce qui vous a plu dans la maison de Versailles ? » ouvre mieux qu'un interrogatoire.
Son délai
Au plus vite, dans les trois mois, ou plus tard. Un projet sans date demande un autre rythme, pas moins d'attention.
Son financement
Comptant, accord de principe, banque déjà vue ou rien encore. Vous saurez s'il faut proposer une visite tout de suite.
Un bien à vendre
Rien à vendre, déjà en vente, ou pas encore en vente. Ce dernier cas est aussi un vendeur : proposez une estimation.
Exemple
Le bien est vendu, la conversation continue
Claire appelle pour un T3 à 300 000 € déjà sous offre. Demandez ce qui lui plaisait, puis proposez un bien proche : un peu plus grand, ou dans la commune voisine.
Pour une location, demandez la date d'entrée, le garant et si le dossier est prêt.
Comment ne pas traiter deux fois la même personne ?
- Rapprochez les demandes par l'email, puis par le portable : la même personne écrit souvent depuis deux portails, avec deux adresses.
- Ne vous fiez pas à l'adresse de relais d'un portail ni à un numéro fixe d'agence : ils ne désignent pas une personne.
- Avant d'appeler, cherchez dans vos acquéreurs : si la personne a déjà sa fiche, ce n'est pas un premier contact.
- N'envoyez le même formulaire qu'une fois par personne, même après trois demandes.
- Notez chaque appel, même sans réponse : vous ne rappellerez pas trois fois dans la même heure.
L'onglet Leads de Lystimmo : une carte par personne
Dans Lystimmo, les demandes des portails sont lues dans votre boîte Gmail et réunies en une carte par personne : même email, sinon même portable. Si la personne a déjà une fiche, la carte le dit (« Déjà dans vos acquéreurs »).
Trois tuiles rangent les contacts : « À traiter », « En attente de réponse » et « Devenus acquéreurs ». Sur chaque carte, une ligne dit la raison de s'en occuper maintenant : demande sans contact, rappel dépassé, critères reçus, projet solide, redemande, dernier essai.
Le bon geste vient avec : « Appeler » pour un portable, « Écrire » sans téléphone, « Demander » son dossier pour une location, « Lancer » quand ses critères sont arrivés.
L'appel noté
« A répondu », « Messagerie », « Pas de réponse » avec un rappel dans 2 h, « Faux numéro » ou « Sans suite » : un appui suffit.
« Où en est-il ? »
À appeler, Appelé, À rappeler, Intéressé, Visite prévue, Pas intéressé : le statut se change d'un appui sur la carte.
« Son projet »
Projet, délai, financement, bien à vendre, chaque réponse avec sa source ; jamais devinée.
Ses mots
Le message de la personne, sans le texte type du portail, et le bien demandé avec son étape.
Quand vous ne pouvez pas appeler : le questionnaire
Quand vous ne pouvez pas appeler, le questionnaire fait la qualification à votre place. Vous l'envoyez par mail ou par WhatsApp, et vous voyez « Ce que reçoit » la personne avant l'envoi. Il ne part qu'une fois par personne, même si elle a écrit depuis deux adresses.
Attention
« Envoi auto » ne part que si vous l'avez allumé
Si vous avez allumé « Envoi auto », le questionnaire part de lui-même aux nouvelles demandes d'achat. Sinon, rien ne part : vous l'envoyez depuis la carte.
Les réponses arrivent
Une fois rempli, ses réponses entrent dans « Son projet » et une fiche se crée en brouillon.
Vous lancez la recherche
Il reste à appuyer sur « Lancer ».
Pour un contact appelé
« Créer sa fiche et chercher » préremplit la recherche d'après le bien demandé (même type, même commune, un budget autour de son prix) et la fenêtre affiche les biens trouvés.
La suite se passe dans le rapprochement acquéreurs.
Que deviennent les leads qui ne répondent plus ?
Un contact sans aucun signe depuis 30 jours sort des tuiles : il s'endort. Rien n'est supprimé ; « Voir » les montre au bas d'« À traiter », où vous pouvez les archiver ou les remettre à traiter. Quand « À traiter » est vide, l'onglet l'affiche avec le bilan du jour.
Tout ce qui range, déplace ou note propose « Annuler ». Un contact qui ne répond plus devient une relance : le guide relance client immobilier dit quoi lui écrire, et le CRM pour mandataire immobilier montre où les leads s'inscrivent dans la journée.
Questions fréquentes
En combien de temps faut-il répondre à un lead immobilier ?
Le jour même, idéalement dans les quelques heures. Dans Lystimmo, une demande sans aucun geste au-delà de 4 heures ouvrées remonte en rouge dans « À traiter ».
Vaut-il mieux appeler ou envoyer un message à un lead ?
Appeler, dès que vous avez un portable : l'échange qualifie mieux qu'un message. Sans téléphone, ou avec un numéro faux, écrivez ; le bon geste est proposé sur chaque carte.
Comment éviter de traiter deux fois la même personne ?
En rapprochant ses demandes par email et par portable. Lystimmo fait ce rapprochement et montre une seule carte par personne, avec toutes ses demandes.
Le questionnaire part-il tout seul ?
Seulement si vous avez allumé « Envoi auto ». Sinon, vous l'envoyez vous-même depuis la carte, par mail ou par WhatsApp.
Que deviennent les vieilles demandes ?
Elles s'endorment après 30 jours sans aucun signe : le contact sort des tuiles sans être supprimé, et vous pouvez le remettre à traiter.
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