Suivi des acquéreurs immobilier : qui rappeler, quand et pourquoi
Mis à jour le Lecture : 8 min
Le suivi des acquéreurs immobilier tient en une question posée chaque matin : qui appeler aujourd'hui, et pour quelle raison précise ? Un fichier utile n'est pas une liste de noms, c'est une liste de raisons d'appeler. Voici comment le tenir, à la main ou avec Lystimmo.
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L'essentiel
- Pour chaque acquéreur, gardez à jour sa recherche, le dernier échange et la prochaine raison de l'appeler.
- Appelez quand vous avez un fait nouveau : un bien qui sort, un prix qui baisse, une question en attente.
- Ouvrez chaque appel par le fait qui le justifie, puis notez tout de suite la réponse et la suite.
- Trois refus pour la même raison disent que la recherche est à revoir avec lui.
- Sans rien de neuf, un point par mois suffit pour savoir s'il cherche toujours.
Comment garder un fichier d'acquéreurs vivant ?
Un fichier d'acquéreurs meurt quand on ne sait plus quoi faire de chaque ligne. Trente fiches avec un nom, un budget et une ville ne disent pas qui appeler.
Ce qui compte, c'est l'événement qui rend l'appel utile : un bien qui sort, un prix qui baisse, une question restée sans réponse. Si la colonne « prochaine raison de le contacter » est vide, la fiche dort.
Que noter sur la fiche de chaque acquéreur ?
Notez de quoi juger un bien à sa place, et reprendre la conversation sans rien redemander.
- La recherche : type de bien, communes, budget, surface, ce qui est indispensable ou seulement souhaité.
- La situation : doit-il vendre avant d'acheter, financement en cours, délai.
- Le dernier échange : la date, le canal et ce qui s'est dit (« biens envoyés le 3 nov., a aimé le T3 de Lyon 6e »).
- Ses refus et leurs raisons : trois refus pour « trop petit » disent plus qu'un long entretien.
- La prochaine étape : une date et une action (« rappeler jeudi pour le budget »).
Quand rappeler un acquéreur : les bons signaux
Appeler sans raison use la relation ; appeler au bon moment la renforce. Classez les signaux du plus pressé au moins pressé.
| Signal | Urgence | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Une relance prévue est en retard, une visite ou un message attend depuis deux jours | Urgent | Vous répondez ou vous appelez aujourd'hui |
| Il veut faire une offre après une visite | Urgent | Vous l'appelez pour la préparer |
| Un bien qu'il a aimé baisse de prix, ou il demande une contre-visite | Important | Vous le prévenez, vous proposez un créneau |
| Un de vos mandats correspond à sa recherche | Important | Vous le prévenez en premier |
| Il vous a écrit, ou il a visité hier | Aujourd'hui | Vous répondez, vous prenez son avis |
| De nouveaux biens à ses critères, ou pas de nouvelles depuis un mois | Quand vous pouvez | Vous envoyez une sélection, vous prenez des nouvelles |
Une routine de suivi en quatre gestes
Le matin, la liste des raisons
Parcourez le fichier en cherchant les signaux, pas les noms. Gardez ceux du jour, du plus urgent au moins pressé.
Un appel, une raison
Ouvrez chaque appel par le fait qui le justifie.
Noter tout de suite
Date, sujet, réponse, prochaine étape. Une note écrite le soir est déjà à moitié oubliée.
Revoir la recherche
Si les refus se répètent pour la même raison, ou si rien ne sort depuis des semaines, rediscutez-la avec lui.
Exemple
Un appel qui commence par un fait
« Bonjour Marc, le T3 de Lyon 3e que vous aviez aimé a baissé de 15 000 €. Voulez-vous le revoir samedi ? » Marc sait dès la première phrase pourquoi vous appelez.
Pour présenter des biens et obtenir un avis, voir le guide envoyer une sélection de biens à un acquéreur.
Les erreurs qui font décrocher un acquéreur
- Envoyer tout ce qui sort, sans tri : il cesse d'ouvrir vos messages.
- Rappeler pour « faire un point » sans rien de neuf à dire.
- Garder une recherche qui ne donne rien depuis des semaines sans la rediscuter.
- Le laisser sans nouvelles plus d'un mois : il a peut-être acheté ailleurs, ou il attend un signe.
Attention
Une question restée deux jours sans réponse
Un acquéreur qui vous a posé une question par message et attend deux jours en conclut que vous êtes occupé ailleurs. Répondez le jour même, même brièvement.
Avec Lystimmo : « Le bon moment » sur chaque carte
Dans Lystimmo, la liste des acquéreurs fait ce tri pour vous. Sous le nom de chaque acquéreur, une ligne, « Le bon moment », dit pourquoi l'appeler aujourd'hui et nomme ce dont il s'agit : le bien, le message, la relance. La phrase ouvre l'endroit précis, le verbe à droite agit : appeler, répondre, envoyer, prévenir, demander.
Une ligne par carte, celle du cas le plus pressé : rouge pour l'urgent, ambre pour l'important, bleu pour aujourd'hui, sarcelle pour quand vous pouvez. Un cas sans donnée n'affiche rien : une carte n'est jamais remplie pour remplir.
Relance en retard
« Relance d'hier : Rappeler pour le budget », avec « Appeler ».
Visite ou message sans réponse
Une demande de visite ou un message qui attend, rouge à deux jours, avec « Répondre ».
Bien aimé en baisse
« T3 · Lyon 3e, −15 000 € » : un bien qu'il a aimé, baissé depuis votre envoi.
Votre bien lui correspond
Un de vos mandats, entré ou baissé récemment, qui va avec sa recherche, avec « Prévenir ».
Nouveaux biens à ses critères
« 3 nouveaux biens à ses critères depuis hier », avec « Envoyer ».
Pas de nouvelles
Rien depuis 30 jours, avec le dernier échange entre parenthèses.
D'autres cas existent : une offre ou une contre-visite après la visite, plusieurs biens aimés, son espace ouvert plusieurs fois dans la semaine, un retour par un portail, un bien de particulier à ses critères, ou trois refus pour la même raison qui suggèrent de revoir un critère, avec « Appliquer » puis « Annuler ».
Le tri par défaut et la croix qui masque
Le tri « Le bon moment » est celui par défaut : les acquéreurs à appeler d'abord passent en tête. « Le plus récent » reste dans le menu Trier.
Une croix masque une ligne déjà traitée ; la suivante prend sa place. La ligne masquée ne revient qu'avec du nouveau : un bien de plus, un nouvel avis, une nouvelle visite.
Une fiche en pause ou sous compromis ne garde que ce qui vous attend vraiment : une relance, une demande de visite, un message, une pièce pour le notaire.
Nouveaux biens, Prévenir, Demander : le geste dans la même fenêtre
- « Nouveaux biens » : les nouveaux biens à ses critères, avec photos, prix, pièces, DPE et l'annonce d'origine, et sa recherche rappelée en haut. Vous cochez, puis « Envoyer » ouvre l'envoi habituel. « Ne plus afficher » masque la ligne jusqu'à de nouveaux biens.
- « Prévenir » : le message pour annoncer votre bien, ou son nouveau prix, déjà écrit. Par email, depuis votre boîte Gmail, ou prêt dans WhatsApp.
- « Demander » : la demande de pièces quand il en manque pour le notaire, sur le même modèle.
- Après l'envoi, la fiche prend la date du dernier contact : votre suivi se met à jour sans ressaisie. Ce que l'agent IA peut faire de plus est sur la page IA pour agent immobilier.
Le mail du matin : les nouveaux biens de vos acquéreurs
Chaque matin à 8 h, Lystimmo vous envoie les biens sortis sur le marché pour vos acquéreurs en recherche active. Une ligne par acquéreur : ce qu'il cherche, le nombre de nouveaux biens, un lien qui ouvre sa fiche dessus. Dix lignes, puis « +X autres acquéreurs ».
Astuce
Épinglez vos acquéreurs les plus actifs
Vous pouvez épingler jusqu'à dix fiches : leurs nouveaux biens passent en tête du mail. Sur la liste, une pastille compte les biens tout neufs trouvés depuis hier.
Les biens eux-mêmes se trouvent par le rapprochement acquéreurs.
Questions fréquentes
Comment organiser un fichier acquéreurs ?
Avec une fiche par acquéreur : sa recherche, le dernier échange et la prochaine raison de l'appeler. Classez les fiches par urgence de cette raison, pas par ordre alphabétique.
À quelle fréquence rappeler un acquéreur ?
Chaque fois que vous avez un fait nouveau à lui dire : un bien, une baisse de prix, une réponse. Sans rien de neuf, un point par mois suffit.
Que faire d'un acquéreur qui ne répond plus ?
Prenez des nouvelles avec une question simple, par exemple s'il cherche toujours. Dans Lystimmo, la ligne « Pas de nouvelles » rappelle depuis quand, et de quel échange.
Lystimmo appelle-t-il mes acquéreurs à ma place ?
Non. Lystimmo vous dit qui appeler et pourquoi, et prépare les messages. Ce que l'agent IA prépare pour un client attend votre accord avant de partir.
Puis-je cacher une ligne « Le bon moment » ?
Oui, avec la croix. La ligne suivante de la carte s'affiche, et celle masquée ne revient qu'avec du nouveau.
Essayez-le sur vos vrais dossiers
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