Suivi mandat de vente : les étapes, de l'entrée à l'acte
Mis à jour le Lecture : 7 min
Suivre un mandat de vente, c'est savoir à tout moment à quelle étape il en est, ce qui manque et quelle est la prochaine action. Un mandat passe par cinq étapes : estimation, en cours, offre acceptée, sous compromis, vendu. Voici ce qu'il faut surveiller à chacune, puis la page Mandats de Lystimmo, qui range vos biens dans ces colonnes.
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L'essentiel
- Suivez vos mandats en colonnes, une par étape : chaque bien n'y figure qu'une fois.
- À chaque étape, une prochaine action : relancer, faire le point, envoyer au notaire, suivre l'acte.
- Réunissez les pièces dès l'entrée du mandat, sans attendre l'offre.
- Notez la date du compromis dès qu'elle est fixée, et vérifiez-la le jour venu.
- Faites le bilan avec le vendeur un mois avant la fin du mandat.
Pourquoi suivre un mandat par étapes plutôt qu'en liste ?
Une liste dit ce que vous avez ; un tableau par étapes dit ce que vous avez à faire. Chaque étape a ses propres questions. Un coup d'œil suffit pour voir où sont vos biens, et lesquels n'avancent plus.
Exemple
La maison de Versailles à 420 000 € change de colonne
Quand elle passe en offre acceptée, on ne parle plus de visites. On parle de financement, de pièces et de date de compromis.
Tableau de suivi des mandats : quoi surveiller à chaque étape ?
| Étape | Ce qu'on surveille | Prochaine action |
|---|---|---|
| Estimation | Le propriétaire a-t-il eu des nouvelles depuis le rendez-vous ? | Le relancer avec un fait nouveau, une semaine après |
| En cours | Les visites, les retours des visiteurs, les pièces du dossier | Faire le point avec le vendeur toutes les deux semaines au moins |
| Offre acceptée | Le financement de l'acquéreur, ses pièces, la date du compromis | Envoyer le dossier au notaire et fixer la signature |
| Sous compromis | Les conditions en cours, les relances de financement, la date de l'acte | Suivre le notaire jusqu'à la date de l'acte |
| Vendu | Les honoraires et ce qui reste à clore | Remercier le vendeur et l'acquéreur, classer le dossier |
Quelles pièces réunir, et quand ?
Commencez dès l'entrée du mandat, sans attendre l'offre. Un dossier complet fait gagner des jours au moment du compromis.
- Dès le mandat : le mandat lui-même, le titre de propriété, la pièce d'identité des vendeurs, les diagnostics.
- En copropriété : le règlement, les procès-verbaux d'assemblée générale, le carnet d'entretien, que le notaire demandera.
- À l'offre acceptée : l'offre d'achat signée, puis les pièces de l'acquéreur, identité, livret de famille ou PACS, attestation de financement.
- Sous compromis : le compromis signé, rangé avec le reste.
Astuce
Notez aussi ce qui ne figure sur aucune pièce
Le nom du vendeur, son contact, l'adresse exacte, le prix. Un dossier sans téléphone du vendeur ne se suit pas.
Quelles erreurs éviter dans le suivi des mandats ?
- Laisser un vendeur sans nouvelles parce qu'il n'y a pas eu de visite. Dites-le, avec ce que vous faites.
- Garder un bien « en cours » alors qu'une offre est acceptée : le tableau ment, et on oublie les relances de financement.
- Découvrir la fin du mandat le jour même. Un mois avant, faites le bilan avec le vendeur.
- Chercher la date du compromis dans ses mails le jour de la signature. Notez-la dès qu'elle est fixée, et vérifiez-la le jour venu.
Attention
Un vendeur sans visite a quand même besoin de nouvelles
Trois semaines sans appel, et Paul croit que vous l'avez oublié. Un point court sur ce que vous avez fait suffit à garder sa confiance.
La page Mandats de Lystimmo : vos biens en cinq colonnes
Dans Lystimmo, la page Mandats range vos biens en cinq colonnes : Estimations, En cours, Offre acceptée, Sous compromis, Vendus / Autres. Chaque bien a une carte, avec sa photo et le remplissage de son dossier : en rouge sous 40 %, en orange sous 80 %, en vert au-delà.
En tête de la colonne En cours, « Tout », « Transaction » et « Location » séparent ventes et locations. Vos biens arrivent de votre mini-site de réseau sans double saisie : voir récupérer ses annonces de réseau. Un mandat qui n'est pas en ligne s'ajoute par « Nouveau mandat ».
Offre acceptée
Le bien y reste tant que la date du compromis n'est pas passée, ou qu'elle n'est pas fixée.
Le jour du compromis
Un badge « Confirmer » sur la carte demande si c'est signé ou si la date a changé.
Sous compromis
Une fois la date passée, le bien change de colonne seul.
Vendus / Autres
Les biens vendus et les mandats terminés, avec leur dossier.
La page d'un mandat : étape, pièces et vente
Chaque carte mène à la page du mandat, qui porte tout le dossier : les infos du bien, les vendeurs, les pièces, les visites, la note. Sur la photo, une capsule au nom et à la couleur de la colonne dit l'étape du bien.
Son menu la change, mais rien ne bouge sans la fenêtre du choix : passer en offre acceptée ouvre la fenêtre de l'offre, sous compromis demande la date de signature, vendu demande la confirmation de la vente. « Annuler » défait le geste.
Les pièces sont listées en « Indispensables » et « En complément », avec une coche verte quand le document est là et un point orange tant qu'il manque. Vous déposez tout au même endroit, en vrac ou un par un, et chaque document se range sous sa pièce. Dès l'offre acceptée, un menu passe des pièces du vendeur à celles de l'acquéreur.
« Gérer la vente »
Une petite fenêtre en deux étapes : le dossier de la vente, puis ses alertes.
Dossier au notaire
Les pièces attendues cochées d'office, un mail par notaire, envoyé de votre boîte Gmail.
Bien plus en ligne
Sa page demande s'il est vendu, si le mandat est terminé ou s'il est toujours en cours.
Relances du mandat
Vendeur sans point depuis 14 jours, fin du mandat à 30 jours : l'onglet Relances les propose.
L'envoi au notaire est détaillé sur la page dossier du notaire, et les relances du vendeur dans le guide relance client immobilier.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d'un mandat de vente ?
Estimation, en cours, offre acceptée, sous compromis, vendu. Dans Lystimmo, ce sont les cinq colonnes de la page Mandats, la dernière réunissant les biens vendus et les mandats terminés.
Un bien passe-t-il seul d'une colonne à l'autre ?
Seulement de l'offre acceptée au compromis, une fois la date du compromis passée. Le jour venu, un badge « Confirmer » vous demande si c'est signé ou si la date a changé. Les autres changements passent par vous.
Comment savoir ce qui manque dans un dossier de mandat ?
Regardez le pourcentage de la carte : il compte les pièces indispensables, le nom du vendeur, son contact, l'adresse et le prix. Sur la page du mandat, chaque pièce qui manque porte un point orange.
Que faire d'un mandat terminé ?
Choisissez « Mandat terminé » quand la page du bien vous demande ce qui s'est passé, après son départ de votre mini-site. Il passe dans « Vendus / Autres » avec son dossier. S'il revient sur votre mini-site, il repart en cours.
Puis-je suivre une location sur la même page ?
Oui. Une capsule à côté du prix dit transaction ou location, et les pièces attendues changent avec. Une location n'a pas d'étape de compromis.
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