Agenda agent immobilier : organiser ses visites quand on travaille seul
Mis à jour le Lecture : 7 min
Un bon agenda d'agent immobilier regroupe les visites par secteur, compte les trajets, confirme chaque rendez-vous la veille et garde sur le rendez-vous ce qu'il faut savoir en arrivant. Voici la méthode, applicable avec n'importe quel agenda. Puis l'agenda de Lystimmo, relié à Google Agenda et à vos bons de visite.
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L'essentiel
- Gardez un seul agenda, celui que vous ouvrez sur votre téléphone, et faites-y tout entrer.
- Donnez un secteur à chaque demi-journée et proposez d'abord ces créneaux aux acquéreurs.
- Mettez le trajet dans l'agenda comme un rendez-vous, et gardez une marge en fin de demi-journée.
- Confirmez chaque visite la veille par un message court : le jour, l'heure, l'adresse, votre numéro.
- Notez l'avis du visiteur juste après la visite, tant qu'il est frais.
Faut-il un seul agenda pour tout ?
Oui : le premier point est de n'avoir qu'un agenda. Un carnet pour les visites, un agenda pour la vie privée et un logiciel pour les estimations finissent toujours par se contredire. Choisissez celui que vous ouvrez sur votre téléphone, souvent Google Agenda, et faites-y tout entrer.
Mettez-y aussi ce qui n'est pas un rendez-vous mais prend du temps : les relances, la préparation d'un dossier, la route.
Exemple
La visite oubliée du carnet
Thomas note une visite dans son carnet et le dentiste dans son téléphone, à la même heure. Il s'en aperçoit sur la route. Avec un seul agenda, le conflit se serait vu au moment de proposer le créneau.
Comment organiser ses visites immobilières par secteur ?
Quand on est seul, le temps perdu est surtout sur la route. Donnez un secteur à chaque demi-journée et proposez d'abord ces créneaux aux acquéreurs : « Je fais des visites à Versailles mardi après-midi, 14 h ou 15 h 30 ? ». Deux créneaux précis obtiennent plus vite une réponse qu'une question ouverte.
Un acquéreur qui visite trois biens du même quartier peut les voir à la suite. Un seul bon de visite peut alors réunir les trois biens.
| Demi-journée | Secteur | Ce qu'on y met |
|---|---|---|
| Lundi matin | Bureau | Relances, dossiers, réponses aux leads |
| Mardi après-midi | Versailles | Visites et estimations du secteur |
| Jeudi matin | Le Chesnay | Visites, point avec un vendeur |
| Samedi matin | Les deux secteurs | Visites des acquéreurs qui travaillent en semaine |
Compter les trajets et garder une marge
Un agenda plein à la minute craque à la première visite qui déborde. Prévoyez large, puis remplissez la marge si elle reste libre.
- Une visite dure souvent plus longtemps que prévu : comptez la visite, les questions sur le trottoir, puis la route.
- Mettez le trajet dans l'agenda comme un rendez-vous, pas dans votre tête.
- Gardez un créneau libre en fin de demi-journée pour un retard ou une visite ajoutée.
- Arrivez avant l'acquéreur : ouvrir, aérer, allumer, vérifier les clés.
Astuce
Comptez une heure par visite, trajet compris
Une visite de trente minutes en prend souvent une heure avec la route et les questions sur le trottoir. Trois visites dans un après-midi tiennent sans courir ; cinq, rarement.
Quand confirmer une visite ?
La veille, en fin de journée. Assez tôt pour remplacer un créneau libéré, assez tard pour que l'acquéreur sache déjà ce qu'il fait le lendemain.
La veille, en fin de journée
Un message court à l'acquéreur : le jour, l'heure, l'adresse du rendez-vous, votre numéro.
Le vendeur aussi
Prévenez l'occupant du bien de l'heure de passage.
Sans réponse le matin
Un appel avant de prendre la route.
Après la visite
Notez l'avis du visiteur tant qu'il est frais, puis faites le point au vendeur.
Que noter sur le rendez-vous de visite ?
Ce que vous devez savoir en descendant de voiture, sans ouvrir trois applications. Une ligne par point suffit.
- Le nom et le numéro de la personne, pour l'appeler sans chercher.
- Le bien, avec son adresse et le code ou les clés.
- Ce que l'acquéreur cherche et son budget, en une ligne.
- Ce qu'il faut apporter : le bon de visite, le dossier du bien.
Par exemple : « Claire Petit, 06 12 34 56 78. Appartement rue Carnot, digicode 4512. Cherche un T3 avec balcon, 400 000 €. Bon de visite. »
Pour placer les visites dans la journée entière, voir le guide organiser sa journée d'agent immobilier.
Que faire quand une visite est annulée ?
Un créneau libéré n'est pas perdu s'il est réutilisé tout de suite. Le réflexe : regarder qui d'autre attend une visite dans le même secteur.
Proposer une autre date
Deux créneaux précis à l'acquéreur qui annule, dans un secteur où vous passez déjà.
Remplir le trou
Un autre acquéreur intéressé par un bien du même quartier, ou une estimation à faire.
Prévenir le vendeur
L'occupant n'attend pas pour rien, et il sait que vous suivez son bien.
Noter la raison
Une annulation répétée sur le même bien dit souvent quelque chose sur l'annonce ou le prix.
Attention
Ne laissez pas le vendeur l'apprendre seul
Un vendeur qui attend chez lui un acquéreur qui ne vient pas perd confiance vite. Un message dès l'annulation, même court, évite ce mauvais moment.
L'agenda de Lystimmo, relié à Google Agenda
Dans Lystimmo, l'Agenda est un onglet de l'entrée Email. Une fois Google Agenda relié dans Paramètres › Intégrations, vos rendez-vous Google apparaissent dans l'agenda de Lystimmo et sur le tableau de bord. « Nouveau rendez-vous » écrit dans Google Agenda : vous le retrouvez sur votre téléphone sans rien ressaisir.
Sur iPhone ou Mac, Apple Calendar peut s'abonner à l'agenda de Lystimmo par un lien personnel : « Ajouter à Calendrier ». Il y lit vos visites, vos relances datées et les rendez-vous pris sans Google ; le lien se remplace ou se coupe depuis le même menu.
Rendez-vous Google
Lus dans l'agenda de Lystimmo et le tableau de bord.
« Nouveau rendez-vous »
Écrit dans Google Agenda quand il est relié.
« Confirmer la visite »
Depuis la bulle d'une visite de l'agenda : le message est prêt, vous l'envoyez sur WhatsApp.
Apple Calendar
Abonnement à l'agenda de Lystimmo par un lien personnel.
La visite et son bon de visite
Une visite se prépare dans la fiche de l'acquéreur, onglet « Bons de visite » : « Nouvelle visite » pose trois questions, les biens, la date et le visiteur, et crée le bon déjà rempli. La prochaine visite s'affiche en grand, avec l'itinéraire et « Confirmer la visite ». Le bon se signe au doigt sur place, puis donne son PDF : c'est le bon de visite électronique.
Le SMS automatique la veille se coche sur le bon, si vous l'avez choisi pour cette visite ; il demande le jour et l'heure. Le questionnaire de satisfaction après la visite part de votre boîte Gmail si vous avez allumé cette automatisation. Les réponses servent ensuite au compte rendu de visite pour le vendeur.
Pour les messages qui partent seuls autour des visites, voir le guide messages automatiques aux clients, et pour la signature qui les termine, signature mail d'agent immobilier.
Questions fréquentes
Quel agenda utiliser quand on est agent immobilier ?
Celui que vous ouvrez sur votre téléphone, et un seul. Lystimmo se relie à Google Agenda : les rendez-vous se lisent dans les deux, et « Nouveau rendez-vous » écrit dans Google.
Comment organiser plusieurs visites dans la même journée ?
Donnez un secteur à chaque demi-journée, comptez le trajet comme un rendez-vous, et gardez un créneau libre en fin de demi-journée. Un acquéreur qui voit trois biens proches peut les visiter à la suite.
Faut-il confirmer une visite la veille ?
C'est une bonne habitude : un message court avec l'heure et l'adresse. Dans Lystimmo, « Confirmer la visite » prépare ce message, et le SMS de la veille part seul si vous l'avez coché sur le bon.
Lystimmo marche-t-il avec l'iPhone ?
Oui : Apple Calendar s'abonne à l'agenda de Lystimmo par un lien personnel, « Ajouter à Calendrier ». Il y lit les visites, les relances datées et les rendez-vous pris sans Google.
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